EF Education First, un leader mondial de l'éducation, propose des formations linguistiques, des voyages éducatifs, des programmes académiques et des opportunités d'échanges culturels. Avec une équipe de 52 000 employés dans le monde entier, l'entreprise a rencontré des défis dans la gestion efficace de ses voyages de motivation.
Maggie Yurgielewicz, Responsable des événements chez EF Education First, a reconnu les complexités de la coordination d'événements à grande échelle, y compris la gestion de divers types de participants, l'offre d'options d'activités et l'assurance d'une planification fluide. Elle a identifié le besoin d'une plateforme événementielle centralisée pour rationaliser leur processus de gestion d'événements.
L'événement EF Education First géré par Eventtia.
Les défis Simplification de la gestion des inscriptions, des participants et des activités
EF Education First avait besoin d'une solution pour relever plusieurs défis dans la gestion de leurs événements. Ils souhaitaient segmenter les inscriptions par type de participant, qu'il s'agisse d'employés, d'actionnaires ou d'invités spéciaux, afin de fournir une expérience sur mesure pour chaque groupe.
De plus, les participants avaient besoin d'un moyen simple pour choisir les activités ou excursions qui les intéressaient. En tant qu'entreprise mondiale organisant des événements dans plusieurs pays, EF Education First avait également besoin d'une plateforme évolutive capable de simplifier la planification tout en s'adaptant aux différents besoins régionaux.
« Nos équipes passaient trop de temps à jongler entre différents outils et tableurs. Nous savions que nous avions besoin d'une approche plus centralisée. »
Maggie Yurgielewicz
Responsable des opérations, EF Education First
La solution Des listes d'invités, des pages d'événements personnalisées, et des check-ins simplifiés
Maggie a reconnu la nécessité d'une plateforme pour simplifier le processus de planification d'événements d'EF Education First et rendre la gestion des inscriptions et des sites web événementiels plus efficace.
Après avoir examiné plusieurs options, elle a choisi Eventtia pour ses fonctionnalités robustes, telles que son créateur de sites web intuitif et ses outils d'inscription avancés, qui ont permis à EF Education First de gérer sans effort des événements à travers plusieurs lieux et groupes de participants.
En s'associant à Eventtia, Maggie et son équipe ont mis en place un système plus organisé et efficace pour gérer les voyages mondiaux d'EF Education First.
Gestion simplifiée des invités
La fonctionnalité Listes d'invités d'Eventtia permet à EF Education First de télécharger facilement les informations des participants, d'envoyer des invitations personnalisées et de gérer les inscriptions. Les organisateurs surveillent le statut du Check-in en temps réel, garantissant un processus fluide du début à la fin.
Pages d'événements personnalisées
EF Education First utilise le créateur de site web d'Eventtia pour créer des pages événementielles professionnelles et de marque où les participants accèdent à des informations détaillées sur le voyage, s'inscrivent facilement et choisissent leurs activités préférées.
Processus de Check-in efficace
L'application de Check-in des participants facilite les Check-in rapides et sans tracas des participants grâce à la numérisation de codes QR, fournissant des mises à jour instantanées de la présence et réduisant les retards sur le lieu de l'événement.
« La personnalisation des pages événementielles est excellente. C'est tellement utile d'avoir toutes les informations de nos événements en un seul endroit pour que nos invités y accèdent facilement. »
Maggie Yurgielewicz
Responsable des opérations, EF Education First
Les résultats Moins de travail administratif, amélioration de l'expérience des invités et gestion d'événements simplifiée
L'événement EF Education First géré par Eventtia.
Sous la direction de Maggie et grâce aux solutions d'Eventtia, EF Education First a atteint :
- Mise en place d'événements plus rapide : EF Education First peut dupliquer rapidement des événements, économisant ainsi des heures de travail lors de la planification de nouveaux voyages.
- Gestion événementielle simplifiée : Une seule plateforme pour tous les événements dans le monde entier aide l'équipe à se concentrer sur la création d'expériences de voyage inoubliables.
- Meilleur engagement des invités : Des pages d'inscription personnalisées et des choix d'activités assurent une communication plus fluide et une satisfaction accrue des invités.
Une nouvelle ère de gestion d'événements
En s'associant avec Eventtia, EF Education First a transformé sa manière de planifier et d'organiser des voyages éducatifs.
Sous la direction de Maggie Yurgielewicz, l'équipe utilise une seule plateforme pour partager des informations, collecter des données et suivre la participation en temps réel.
Cette approche réduit le travail administratif tout en offrant une expérience plus personnalisée et positive pour chaque participant.
« Puisque tout est au même endroit, nous passons moins de temps sur la logistique et plus de temps à créer des parcours véritablement mémorables. »
Maggie Yurgielewicz
Responsable des opérations, EF Education First
