EF Education First, líder global en educación, ofrece formación en idiomas, viajes educativos, programas académicos y oportunidades de intercambio cultural. Con una plantilla de 52,000 empleados en todo el mundo, la empresa enfrentaba desafíos significativos al gestionar sus viajes de incentivos de manera eficiente.
Maggie Yurgielewicz, gerente de eventos en EF Education First, identificó las dificultades de coordinar eventos a gran escala. Estas incluían la gestión de distintos tipos de participantes, la oferta de actividades personalizadas y la necesidad de garantizar una planificación fluida.
Para superar estos retos, Maggie determinó la importancia de contar con una plataforma centralizada de gestión de eventos que optimizara todos los procesos.
Evento de EF Education First gestionado con Eventtia.
Los desafíos Simplificación del registro de eventos, la segmentación de participantes y la gestión de actividades
EF Education First se enfrentaba a varios desafíos al organizar sus eventos. Uno de los principales era segmentar las inscripciones según el tipo de participante, empleados, accionistas o invitados especiales, para brindar una experiencia personalizada y adecuada a cada grupo.
También era crucial ofrecer a los participantes una forma intuitiva y práctica de elegir las actividades o excursiones que les interesaban. Como empresa global que organiza eventos en distintos países, EF necesitaba una plataforma escalable que no solo agilizara la planificación, sino que también pudiera adaptarse a las particularidades de cada región.
"Nuestros equipos pasaban demasiado tiempo lidiando con múltiples herramientas y hojas de cálculo. Era evidente que necesitábamos un enfoque más centralizado."
Maggie Yurgielewicz
Director de operaciones, EF Education First
La solución Gestión de invitados, páginas de eventos personalizadas y check-ins sin complicaciones
Maggie sabía que EF Education First necesitaba una solución que simplificara la planificación de eventos y optimizara la gestión de registros y sitios web.
Después de evaluar distintas opciones, eligió Eventtia por sus funcionalidades completas, como el creador de páginas web intuitivo y las avanzadas herramientas de registro. Estas características le permitieron gestionar eventos de manera eficiente en múltiples ubicaciones y para diferentes grupos de participantes.
Gracias a Eventtia, Maggie y su equipo implementaron un sistema más ágil y efectivo que transformó la organización de los viajes de EF Education First a nivel global.
Gestión simplificada de invitados
La función de listas de invitados de Eventtia permite a EF Education First cargar fácilmente la información de los participantes, enviar invitaciones personalizadas y gestionar los registros. Los organizadores pueden monitorear en tiempo real el estado de los check-ins, garantizando un proceso fluido de principio a fin.
Páginas web personalizadas para eventos
El creador de páginas web de Eventtia permite a EF Education First diseñar páginas profesionales con su identidad visual, donde los participantes pueden encontrar toda la información del viaje, registrarse sin complicaciones y seleccionar las actividades que más les interesen.
Check-ins rápidos y eficientes
La app de check-in de Eventtia agiliza el registro de participantes con escaneo de códigos QR, ofreciendo actualizaciones instantáneas de asistencia y reduciendo los tiempos de espera en el lugar del evento.
"La flexibilidad para adaptar las páginas de los eventos a nuestras necesidades es increíble. Tener toda la información al alcance de nuestros invitados simplifica todo el proceso."
Maggie Yurgielewicz
Director de operaciones, EF Education First
Los resultados Menos trabajo administrativo, mejor experiencia para los invitados y gestión de eventos sencilla
Evento de EF Education First gestionado con Eventtia.
Gracias al liderazgo de Maggie y las soluciones de Eventtia, EF Education First logró:
- Configuración de eventos más rápida: Ahora pueden duplicar eventos con facilidad, ahorrando horas de trabajo en la planificación de nuevos viajes.
- Gestión de eventos simplificada: Una única plataforma para todos los eventos a nivel mundial permite al equipo centrarse en crear experiencias de viaje inolvidables.
- Mayor interacción con los participantes: Páginas de registro personalizadas y opciones de actividades mejoran la comunicación y aumentan la satisfacción de los invitados.
Una nueva forma de gestionar eventos de manera eficiente
Al asociarse con Eventtia, EF Education First transformó su forma de planificar y gestionar viajes educativos.
Bajo el liderazgo de Maggie Yurgielewicz, el equipo utiliza una única plataforma para compartir información, recopilar datos y monitorear la asistencia en tiempo real.
Este método no solo reduce significativamente el trabajo administrativo, sino que también brinda a cada participante una experiencia más personalizada y memorable.
"Tener todo centralizado nos permite dedicar menos tiempo a la logística y enfocarnos más en crear experiencias de viaje verdaderamente inolvidables."
Maggie Yurgielewicz
Director de operaciones, EF Education First
