Cómo conectar la oferta y la demanda en tus ferias de negocios

¿Qué hace a tus ferias de negocio realmente valiosas para tus participantes? ¿Es la posibilidad de visitar múltiples stands y disfrutar de la experiencia de marcas que diferentes compañías pueden ofrecer? ¿O tal vez es el conocimiento que los oradores comparten durante los paneles? Sí y Sí, pero también tiene que ver con la experiencia de negocios.

La posibilidad de interactuar con diferentes compradores o proveedores y construir relaciones de negocio significativas es una de las razones por las cuales la gente asiste a feria de negocios. 

Pero si una feria de negocio no es organizada correctamente, estas sesiones de networking pueden tornarse rápidamente en merodeos sin rumbo alrededor de un cuarto tratando de encontrar a alguien interesante.

Cuando asistes a un evento de matchmaking B2B, tus invitados tienen metas e intereses específicos.

Los profesionales de negocios asistirán para reunirse con proveedores específicos.

Las start-ups esperarán interactuar con clientes o inversionistas potenciales. Pero la oferta no siempre coincide con la demanda. 

La idea de vagar sin rumbo de un stand al otro con la esperanza de que encontrarás lo que buscas es ineficiente, por no decir más. Por otro lado, la idea de estar en tu puesto y pensar que compradores potenciales te encontrarán es igualmente ridículo.

La gente en las ferias de negocios quiere tomar acción y conectarse con otros profesionales con la esperanza de construir relaciones de negocio significativas.

La única cosa que el estado actual de las ferias de negocio no ofrece, es un match de calidad entre oferta y demanda entre asistentes.

¿Entonces qué deberías hacer?

La respuesta es simple: planea una serie de reuniones B2B simultáneas usando una herramienta digital que te ayudará a emparejar la oferta y la demanda y a automatizar el proceso entero.

Aquí va cómo puedes lograrlo:

Paso 1. Define los tipos de asistentes

Hay una distinción clara entre tipos de asistente y perfiles de networking.

Las ferias de negocios usualmente tienen muchos tipos de audiencia, tales como VIPs, hosted buyers, conferencistas, estudiantes, empleados, etc.

Estas categorías te ayudarán a configurar diferentes parámetros. 

Primero, puedes establecer diferentes precios (por ejemplo, un descuento para estudiantes, o costos más altos para acceso VIP).

Segundo, puedes otorgar a ciertos tipos de asistente actividades específicas o acceso restringido (por ejemplo, a los VIP les puedes dar acceso a tiempo uno a uno con los conferencistas o a una exclusiva recepción de cóctel).

Adicionalmente, esta segmentación es crucial para una campaña de marketing eficiente que esté perfectamente alineada con los diferentes tipos de asistentes. Tomemos un ejemplo; decides realizar un evento sobre ciudades inteligentes.

Usando la opción de clasificar a los stakeholders, puedes segmentar tu audiencia en los siguientes tipos de asistente: managers de ciudad, emprendedores, investigadores, urbanistas, arquitectos y estudiantes.

Hay dos formas de clasificar los asistentes: por su área de conocimiento (urbanistas, arquitectos, gestores de ciudades, emprendedores, etc.) o su estatus profesional (empleados, estudiantes, independientes, etc.).

Usando estas categorías, puedes diseñar los parámetros de registro y la dinámica de intercambio en el networking.

Paso 2. Mantén simples las categorías de negocio

No compliques las cosas. El patrón de intercambio de valor debe estar claro.

Por eso te recomendamos segmentar los asistentes al networking en dos categorías de negocio: “busco” y “ofrezco”. 

Esta dinámica estará en el corazón de tus encuentros B2B, garantizando parámetros claros para la interacción y ayudando a la gente a manifestar sus objetivos.

Paso 3. Construye perfiles significativos de networking

Considerando el tipo de asistente y las categorías de negocios, puedes comenzar diseñando los perfiles de networking.

Comparados a los tipos de asistente, estos perfiles de interacción se refieren exclusivamente a la identidad de networking de tus invitados, lo que ayuda a la compatibilidad. 

Cuando los asistentes se registran para la feria de negocios, necesitan especificar sus preferencias de networking y sus intereses. Usarás luego esta información para crear diferentes perfiles de networking y segmentar tu audiencia en grupos.

Como resultado, puedes terminar teniendo dos escenarios. En el primer caso, el número de tipo de asistentes es igual al número de perfiles de networking.

De ahí en adelante, deja a las personas de un grupo solicitar reuniones con gente de otros grupos.

En conclusión, al definir esta categoría, comprenderás mejor el potencial de networking de tus asistentes y asegurarás que corresponderán a los intereses de otros participantes.

Paso 4. Diseña formularios de networking eficientes

Esto es crucial para confirmar el cruce correcto entre oferta y demanda. Un formulario de networking te ayudará a entender qué están buscando tus asistentes en términos de interacción cara a cara.

Por ejemplo, si tus perfiles de networking son “inversionistas” y “startups”, desactivarías la opción “ofrezco” para emprendedores y representantes de startups y el botón “estoy buscando” para ángeles inversionistas y VCs.

También necesitarás pensar en una serie de preguntas para cada perfil.

Este nuevo perfil puede incluir preguntas o solicitudes de información para startups como:

• “Describe tus productos o servicios”
• “Agrega tu presentación pitch”
• “¿Cuál es el monto de inversión buscado?”
• “Describe tu modelo de negocio”.
• etc.

Para garantizar que estás obteniendo los participantes correctos, haz preguntas del siguiente estilo:

• “¿Cuál es tu nivel en la toma de decisiones en la compañía?”
• “¿Cuál es tu área de conocimiento? ¿Cuál es al tamaño de tu compañía?”
• etc.

Obvio, estas preguntas dependerán del carácter y metas de tu feria de negocio.

Paso 5. Emplea la opción de veto

Si eliges operar con una plataforma integral de matchmaking B2B al momento de planear una feria de negocios, tendrás la posibilidad de filtrar a tus participantes, para garantizar una experiencia de networking de alta calidad.

Cuando los participantes potenciales diligencien el formulario de networking, puedes reservarte el derecho de vetar a aquellos que no cumplan con los requerimientos.

Consecuentemente, si una persona aplica y no cumple con tus criterios, siempre puedes enviarle un correo de rechazo y motivarlo a aplicar en eventos futuros.

Call to action

El éxito y la calidad de tu feria de negocio depende de la certeza y eficiencia de la experiencia de networking, que consecuentemente depende de conectar la oferta y la demanda en la forma correcta.